¿Tómbola? ¿Me ha tocado algo? ¡Sí! 5 fantásticos compañeros y compañeras para la dinámica de grupo. Un ejercicio cuyo desarrollo dependerá enormemente de su carácter y comportamiento (¡eh! esto se aplica a ti también desde su perspectiva) así que vamos a llevarnos todos bien y hacerlo lo mejor posible.

 

¿Qué habilidades se valoran?

Como puedes ver este es uno de los ejercicios importantes, se valoran 4 competencias: Aprendizaje y Desarrollo; Priorizar y Organizar ; Trabajo en Equipo (esto es de cajón); Liderazgo (muy necesario si se quiere llegar a una solución).

De modo detallado ¿qué implica cada habilidad en esta prueba?

Aprendizaje y desarrollo:

• Análisis. Capacidad de resumen y manejar toda la información disponible.
• Claridad a la hora de exponer datos.
• Tomar notas, saber sacar provecho de la información de los compañeros.

Priorizar y organizar (muy ligada a la anterior):

• Entre las tareas asignadas (algunas requieren más tiempo, otras menos).
• Coordinar el trabajo del equipo (desde una perspectiva de información, los resultados serían liderazgo).
• Gestión del tiempo dedicado a cada concepto.

Trabajo en equipo:

• Educación y respeto.
• Saber escuchar y tomar nota de lo que dice el compañero.
• Reconocimiento a las buenas aportaciones/ideas.
• Participación.

Liderazgo:

• Tener claro los objetivos de grupo y ayudar activamente a conseguirlos.
• Saber integrar esfuerzos.
• Tomar la Iniciativa para guiar al grupo.

¿En qué consiste la prueba?

Un escenario ficticio propuesto a través de numerosos documentos, donde tú y tus compañeros deberéis dar respuesta, en 50 minutos, a una serie de objetivos propuestos, con una preparación previa de 15 minutos. Vuestro papel (lo más probable) será el de miembros de la Comisión o de las Instituciones que han hablado con distintos interlocutores que tienen algo que decir sobre la problemática planteada en el ejercicio.

La preparación del ejercicio puede ser en la misma sala donde se llevará a cabo o en otra, irrelavante, pero no te agobies si eso pasa.

La distribución la podéis ver como sigue :

Mínimo habrá 4 evaluadores, uno en cada esquina, pero puede haber hasta 6.  Ellos se encargarán de identificar los comportamientos, acciones y gestos que se valoran en cada habilidad. Las flechas es para recordaros que todos los evaluadores os evalúan, no solo el que tenéis a vuestra espalda.

¡OJITO! Insistimos en un detalle, normalmente vuestro papel es de miembros de la Comisión, o de varias instituciones, que han hablado con distintos interlocutores, así que no confundáis vuestro papel (miembros de las instituciones) con el de ser parte del interlocutor (lobby, empresa, asocaciones, partidos, etc).

¿Para todos igual?

Sí, esta prueba valora la capacidad de interacción con el entorno, así que sea cual sea tu especialidad, es básicamente la misma. Tal vez se pueda ajustar el contenido al perfil del concurso donde tiene lugar, pero eso es lo de menos, lo importante es el trabajo del equipo en sí (y el tuyo dentro del mismo).

¿Cómo proceder?

Lo primero es sentarte a preparar la documentación.  Su cantidad puede variar según el escenario que te planteen. Calcula 1 hoja de objetivos, 1 hoja de información propia y unas 11-14 hojas de información común.

Lo siguiente es leer la hoja de escenario y objetivos del grupo (se lee antes de empezar el tiempo), para lo cual dispondrás de unos 3 a 5 minutos.

Una vez leídos los objetivos empiezan a correr los 15 minutos (te avisan) para leer el resto de la documentación. Te sugerimos que empieces por tu hoja de información exclusiva, ya que solo tu dispones de esa información y tendrás que compartirla con tus compañeros durante el ejercicio

Hojas de información común, como el tiempo escasea, olvídate de  preparar una tesis, echa un vistazo rápido a todo. Clasifica y localiza la información más relevante para el ejercicio, ya que aquí juegas con una gran ventaja ¡tienes los papeles durante los 50 minutos! Lo que te permite consultarlos durante el ejercicio, pero sin pasarse.

Comienza la simulación y surgirán los clásicos comportamientos, condicionados por las recomendaciones de todos los libros donde se habla del asunto.

¿Qué hacer o decir durante la simulación?

1.-Tour de table. En todos los manuales se indica que, nada más empezar, tú debes proponer un “tour de table”, es decir, una ronda donde todos os presentáis e introducís alguna de las ideas/datos que aparecen en vuestros papeles únicos.

• A favor: Te da puntos de liderazgo, aunque está ya muy visto.
• Contra: podéis ser varios los que lo digáis, abriendo la senda del pulso/conflicto en el grupo. Mucha veces el “tour de table” solo sirve para calmar nervios y empezar a hablar, no se dice gran cosa que sea útil.
• Nuestra opinión: si ya hay dos compañeros que se lanzan a por ello, mejor no meterse. Si el ejercicio se inicia con un silencio incomodo, lánzate tú a por ello.

2.-¿Quién toma notas?  No suele faltar alguien que sugerirá que se tomen notas. Suele ser por dos razones: o está siguiendo el manual a rajatabla o es un cabXXX porque lo de tomar notas es el perfecto regalo envenenado.

• A favor: si eres un hacha de tomar notas y participar en la conversación al mismo tiempo, no te cortes, dará puntos pero sólo si eres un crack (aquí es mejor ser humilde que creerse el nuevo balón de oro de las reuniones).
• Contra: si no eres un hacha de tomar notas y participar, descarta todo lo que te quite agilidad para participar en el debate. Ten en cuenta que al ser una prueba de evaluación, no una reunión al uso, necesitas dosis extra de atención.
• Nuestra opinión: Si te invitan a ello, no aceptes, declina amablemente y propón otra  idea, como realizar una recapitulación al final de cada apartado por uno de los participantes o que cada uno tome sus notas y luego las ponéis en común.

3.-“Llegados a este punto, propongo un resumen/recapitulación”  o “Quedan X minutos, propongo que …”   son intercambiables.

• A favor: dichas en el momento justo  te permiten quedar como el que mejor controla el asunto: controlas la evolución del tema, los tiempos de desarrollo, la dinámica en global etc.
• Contra: dicha fuera de lugar te hacen perder muchos puntos, por ejemplo cuando llevas 5 minutos de dinámica no tiene sentido recapitular o si un compañero ha hecho un resumen justo antes, tampoco.
• Nuestra opinión: merece la pena estar atento y marcarse una de estas frases en algún momento. Con algo de atención las oportunidades de meter la pata son reducidas.

4.-«Llevamos XX minutos, tal vez deberíamos pasar al siguiente punto» o «Quedan XX minutos, deberíamos concluir este punto».

• A favor: quedas bien con el control de tiempos, ayudas al grupo a estar a lo que tiene que estar.
• Contra: que resulte repetitivo si varios lo estáis haciendo. Deben pasar 5 minutos entre aviso y aviso (al menos). Salvo que en 5 m no te hayas movido de la idea a debate pero en ese caso usa otra frase como: “parece que no avanzamos, podemos seguir al siguiente punto y luego volver” o “dado que tenemos poco tiempo, propongo avanzar al siguiente punto”.
• Nuestra opinión: si no te has podido lucir con los puntos anteriores, este es una buena manera de dejarte ver. Cuidado con aplicarlo en el momento adecuado.

5.-“Es una gran idea menganita/fulanito  propongo que la incluyamos en…”

• A favor: hay que mostrarse agradecido-proactivo a las aportaciones de los compañeros, esta es un frase fácil de usar y da puntos.
• Contra: evitar ser dos los que digais lo mismo. Si uno felicita al que ha dado el aporte, pero no ha dado idea alguna tú puedes indicar “buena idea, eso podemos juntarlo con/ se suma a” y ganar puntos.
• Nuestra opinión: muy útil para lucirse siempre y cuando se aplique en el momento justo. Vale, nos estamos repitiendo, pero es que en esta prueba el momento justo te lo dan tus compañeros y como se está desarrollando, las formulas fijas de laboratorio suelen ser una muy mala opción.

6.-¿Y tú que opinas  XXXX? ¿Cómo afecta/condiciona esta idea según la información que tienes?

• A favor: estas frases se usan cuando alguien no habla o está poco activo, invitarle a participar te permite lucirte igualmente. Si encima puedes recordar algo de la información que ha utilizado y citarla al mismo tiempo que le invitas a hablar ¡doble premio! y ya si le das un buen toque en relación con los objetivos del grupo le añades 3 habilidades en 1: Trabajo en equipo+aprendizaje+liderazgo
• Contra: aplicada a intervalos regulares (según participen los compañeros) no tiene porque tener efectos negativos secundarios.
• Nuestra opinión: Una de las mejores y no por ello la más utilizada. A veces a la gente se le olvida que tiene 5 compañeros más para aportar información e ideas, así que no dejes de tenerla tú presente y usarla.

7.-«Es una gran aportación, veamos que tienen que decir los demás»/»Vamos un poco mal de tiempo XXXXX, propongo que los demás hagan sus aportaciones rápidamente» cuando alguien está hablando más de la cuenta

• A favor: Un mal necesario cuando alguien habla, habla y habla. Bien hecho te da puntos en liderazgo y trabajo en equipo.
• Contra:  Si el tono falla, puede quedar borde. O si el que habla se lo toma a mal, puede derivar en conflicto. En ese caso, lo ideal es que intervenga un tercero para acabar de callar al monologuista.
• Nuestra opinión: Sí alguien se pasa de hablar, es necesario callarle de algún modo. la clave está en el tono, firme pero tremendamente educado y comprensivo, nada de borderías y será una buena aportación.

¿Qué pasa si ciertos rasgos no me salen?

¿Eres tímido por naturaleza? No te agobies con eso, hay muchas maneras de contribuir. Conserva siempre la calma y lleva el hilo de lo que se está diciendo, pero no pienses que tu momento llegará llovido del cielo, tendrás que ser pro-activo.

Si eres de los que les encanta tener el foco encima, plantéate que no estás solo, tendrás que compartir escenario con 5 compañeros más. Solo no puedes aprobar este ejercicio, jugando en equipo si.

¿Qué debo tener presente en toda la dinámica?

1. Ser educado. ¿Obvio? Bueno, no tanto, a muchos se les puede olvidar agradecer las contribuciones, pisar la palabra a un compañero o usar expresiones rudas. Asegúrate que en todo momento eres un ejemplo de cortesía, aplicada de forma natura. Hacer genuflexiones y hablar como en una obra de Shakespeare no te va a dar puntos extra
2. Utiliza los nombres de tus compañeros. ¿ Qué hay mejor que para generar familiaridad hablarse por el nombre? No te cortes, llámalos por el nombre de pila. Lo bueno de usar el inglés como idioma de examen, es que las expresiones de usted-tú no varían, si usases francés o alemán sería otra cosa, tenlo en cuenta.
3. Recuerda hacerte ver. Los evaluadores esperan ver ciertos comportamientos para valorarlos. Cuando hables, asegúrate que todo el mundo te oye, no tienes que gritar pero si tus compañeros de mesa ponen cara de «¿qué ha dicho?», plantéate que tu mensaje no está llegando y con él, los medios para evaluarte.
4. Ser proactivo y reactivo. No tienes que proponer tú todo (salvo que tus compañeros sean de los que no hablan ni aunque les echen agua hirviendo) pero sí asegúrate de proponer algo en algún momento, que se te vea comprometido con llegar al objetivo.

5. 

   El orden de factores altera el producto. El objetivo es que el grupo triunfe y tú ayudes a ese triunfo, no al revés. No sería el primer grupo que tiene un “CID Campeador” dispuesto a liderar la batalla el/ella solo. El grupo no puede permitir individualismos improductivos, ni tampoco un liderazgo unipersonal os hará llegar lejos. (los Steve Jobs no son especialmente queridos en este ejercicio)

6. Recuerda tomar notas (sean ciertas o solo garabatos) en el papel, que se vea que interacciones con tus compañeros (trabajo en equipo) y la información que aportan (aprendizaje).
7. Cumplir con los objetivos marcados al grupo. Si no se responden a todas las preguntas, es un fracaso colectivo. ¡Ojo! No es lo mismo no llegar a un acuerdo global y dejar una opción abierta “hasta que el jefe de unidad decida en base a nuestras aportaciones”  una salida salomónica si no se puede definir un punto concreto/no haber acuerdo, a directamente dejar un punto sin responder.
8. Compartir la información. No pienses que el papel” exclusivo” que tienes, es algo a mantener en secreto, se ha de compartir.
9. Vigilar los tiempos. Debéis trabajar los objetivos requeridos en el tiempo conveniente. No podéis dedicar 30 minutos a uno y los otros dos darle menos de 10 minutos a cada uno, porque muestra que no sois capaces de ver o analizar la dificultad de los temas y como organizaros. Valora el tiempo que cada uno merece según la documentación disponible.

¿En YSE te podemos aportar algún truco?

Más que trucos, que no los hay realmente, desde nuestra experiencia podemos aportarte algunas estrategias útiles.

• Dibuja un óvalo y anota los nombres de tus compañeros en las posiciones donde están sentados, hazlo nada más sentarte y sobretodo si antes de entrar no pudiste aprenderte sus nombres (ojito a las pronunciaciones rarunas).
• Evita las peleas de gallos. No entres en una dinámica de “y tu más” o “yo soy el/la más gallo del corral”, si algo se complica o se tuerce busca por todos los medios buscar un punto de entendimiento, una salida constructiva es una victoria.
• Hablar antes del examen con tus compañeros, no es bueno ¡es buenisimo!  La propia dinámica del assessment favorece que habléis entre vosotros antes de la prueba. Intentad coordinaros un poco.
• Elemento clave a coordinar: los turnos de palabra. Una dinámica de grupo es siempre difícil de coordinar, pero antes de comenzar podéis llegar a un acuerdo sobre los turnos de palabra, por ejemplo, que nadie hable más de 30 segundos. Si el grupo lo respeta (y a todos os interesa que así sea) la comunicación será más fluida y evitareis tener que callar a alguien que monopolice la conversación, tarea siempre delicada.
• No te obsesiones con hacer algo: si no te sale lo de meter baza recordando al grupo  los tiempos que quedan (por ejemplo), busca otras opciones como resumir las ideas volcadas en un punto de trabajo, reformular la idea de un compañero que el resto del grupo no ha entendido, reconducir al grupo si las ideas que salen están fuera de los objetivos. Como ves, opciones hay y en 50 minutos hay margen para ello.
• Actúa y habla de forma natural, teniendo en cuenta el entorno. Lo venimos diciendo, pero insistimos, si metes una frase con calzador, sin venir a cuento, se nota mucho. Esto, en vez darte, te resta puntos porque demuestra que no estás entendiendo la dinámica, ni escuchando a tus compañeros.

 

¿Cómo puedes mejorar?

Practicando y practicando. Nada como un poco de EPSO-gimnasia para tonificar las neuronas…ejem…cocretemos. Si trabajas en las instituciones, puedes probarlo en el mejor laboratorio posible, sino, puedes usar las reuniones de tu entorno profesional para poner en practica algunos de los elementos que hemos indicado antes.

Por supuesto te recomendamos practicar con los ejemplos de EPSO que puedes encontrar aquí

Dinámica de grupo para AD Generalistas

Dinámica de grupo para AD Especialistas.

Si te parecen iguales, efectivamente lo son, en su sabiduría EPSO ha puesto el mismo ejemplo para las dos categorías y  también para Lawyer linguist, Interpreters y Translators.

¿Dónde puedo prácticar y aprender más sobre el tema?

Si ardes en deseos de seguir formándote en el tema de EPSO, Te invitamos a que sigas leyendo el resto del blog o apuntarte a alguno de las sesiones y curso para el Assessment Center de EPSO que organizacmos. Detalle e inscripciones aquí.

Y otros artículos de interés

• El Assessment Centre (AC)
• Caso práctico
• Presentación oral
• Entrevista estructurada