(AC) Entrevista estructurada, la clave está en el método

Un clásico donde los haya y donde dependes de ti y tus capacidades, aquí no vale echarle la culpa al tema, que era muy difícil o a los compañeros. Solo tienes una opción y es triunfar.

¿Un poco de historia?

Esta prueba estuvo presente desde el comienzo de los tiempos (de EPSO aclaramos) y prácticamente en todos los procesos de selección de los distintos perfiles. En cuanto a las habilidades evaluadas, antes incluía 4 competencias para el perfil generalista, ahora 3. En cambio en otros perfiles, se pueden valorar hasta 6 habilidades (de las 8 que se evalúan en todo el proceso) y ciertos conocimientos específicos. En las siguientes líneas procuraremos abarcar todas esas habilidades evaluadas, en vez centrarnos exclusivamente en las 3 del perfil generalista AD ¿Quién dijo que en YSE nos guste lo fácil?

¿Qué competencias se evalúan?

Como veis, para el perfil generalista se evalúa: aprendizaje y desarrollo,así como aguante y liderazgo. La que se quedó por el camino fue la habilidad de trabajo en equipo. En otros perfiles se incluyen además comunicación, calidad y resultados  y preguntas especializadas.

En la imagen podéis ver: a la izquierda la convocatoria de AD5 generalistas de 2017 y a la derecha lawyer-linguist(AD7) de 2017.

¿Qué buscan en cada habilidad?

Vamos con un poco de detalle sobre lo que se busca en cada habilidad en la entrevista estructurada.

1.-Liderazgo.

  • Situaciones donde tu aportación fuera decisiva.
  • Mostrases iniciativa propia.
  • Capaz de liderar equipos.

2.-Aprendizaje y desarrollo.

  • Capacidad de aprender por cuenta propia.
  • Ser crítico con uno mismo para mejorar.
  • Aprender de cada situación o experiencia.

3.-Aguante (Resilence).

  • Ser eficaz bajo presión.
  • No desanimarse por los fracasos.
  • No dejarse dominar por el estrés.

4.-Comunicación.

  • Ser capaz de hacer llegar el mensaje/ideas requeridas.
  • Ser capaz de adaptarse a la audiencia.

5.-Calidad y Resultados.

  • Cumplir con los objetivos marcados.
  • Ser capaz de adaptarse a nuevas circunstancias, sin perder calidad en los resultados.
  • Buena planificación en las tareas.

¿En que consiste la prueba?

Por espacio de unos 20-30 minutos (depende del número total de habilidades a evaluar), tendrás que presentarte y responder a una serie de preguntas donde queden claras tus habilidades.

¿Dónde está la trampa?

Aunque las preguntas están tasadas, es decir, sacadas de una lista que más o menos se conoce, la amplitud de las mismas obliga a preparar la prueba con rigor y mucha memoria para buscar los mejores ejemplos en nuestra carrera profesional. Para todo lo demás, estamos aquí.

El examen, ¿por donde comienzo?

Entrar en la sala:

2282881973_462815e98b_oSin agobios, tendrás que esperar 2 minutos (aprox) delante de una puerta, a continuación te indicarán que pases. Existe un gran debate, casi igual al de la intensidad de la tortilla de patata con o sin cebolla, sobre si debes dar la mano al entrar.  Hay algunos evaluadores que no les hace mucha gracia tocar manos sudorosas de candidatos nerviosos, en cambio a otros les da igual ¿entonces? Te sugerimos que estés atento, no inicies el movimiento de darla, si ves que ellos lo hacen adelante, sino un saludo cordial en la distancia es muestra de buena educación adaptarse a los gustos del interlocutor es siempre un valor añadido.

Por cierto, la tortilla con cebolla ¡siempre! sí eres de los sin cebolla, ejem ejem,  puedes seguir leyendo pero que no se repita.

Presentarte:

Los evaluadores te invitarán a “hablar de ti/presentarte” y tendrás dos minutos para un monólogo de tu experiencia y conocimientos, donde podrás recoger tu carrera profesional (si tienes mucha recomendamos centrarse en la que más se ajuste al perfil al que te presentas), académica y otros, como actividades en  ONG’s  en caso de verlo relevante y útil. Esta presentación de uno mismo, conviene que la lleves muy trillada, así minimizas las posibilidad de fallo y esos dos minutos te ayudan a concentrarte en el examen.

Focaliza tu presentación en lo que quieres que vean (tu experiencia, conocimientos, capacidades) PERO no nombres las habilidades, como un evaluador indicó una vez “no es necesario que indique las habilidades, seremos nosotros quienes las evaluemos”

Responder a preguntas de la habilidad:

Los evaluadores te avisarán antes de preguntar sobre la habilidad que están evaluando. Las preguntas no se las sacan del sombrero, sino que las llevan bien apuntaditas. Así que céntrate en responder y no desvies tu atención de eso

¡OJO! Pase lo que pase conserva la calma. A veces los evaluadores te interrumpen, para pedirte detalles concretos de tu respuesta o parece que están en otra cosa, esos comportamientos buscan ponerte a prueba, así que tú a lo tuyo, reacCiona siempre con calma y naturalidad.

¿Qué tipos de preguntas me van a hacer?

Te damos 2 ejemplos por habilidad. En inglés, que probablemente será tu idioma de examen.

1.Liderazgo.

  • Give us an example of a particular situation when you have succeeded to motivate a team.
  • Give us an example of a particular situation when the success of the operation relied on the instructions given by yourself.

2.-Calidad y resultados.

  • Give us an example of what did you do to solve a particular problem?
  • Give us an example where you have identified a new approach to a problem.

3.-Comunicación.

  •  Give a particular  example of a situation when you had to explain something to your colleagues.
  • Give a particular example when you had to use a new communication approach.

4.-Trabajo en equipo.

  • Tell us about a situation in which your contribution was important for the objectives of your team or unit.
  • Give a particular example when you had a conflict with a colleague.

5.-Aprendizaje y desarrollo.

  • Tell us about a situation when you had to learn something from a colleague?
  • Give us an example of a situation where you had a lack of capabilities/skills.

6.-Résilience/Aguante.

  • Give us an example of a Situation when it was difficult to work with a boss in particular?
  • Give us an example of a When you had to achieve a complicate goal in short time.

¿Qué tengo que responder?

Retomemos las preguntas y demos algunas indicaciones de por dónde deberían ir los tiros.

1.Liderazgo

  • Give us an example of a particular situation when you have succeeded to motivate a team.

Piénsalo bien, seguro recuerdas un momento donde tu aportación, importante saber describirla, fue vital para motivar a un equipo de colegas, compañeros o subordinados. Recuerda identificar bien lo que tú hiciste.

  • Give us an example of a particular situation when the success of the operation relied on the instructions given by yourself

Aquí la clave está en indicar cuál era el objetivo o la actividad, las ordenes dadas y cómo significaron un cambio para conseguir el éxito. Recuerda identificar bien lo que tu hiciste.

2.-Calidad y resultados

  • Give us an example of what did you do to solve a particular problem?

Se trata de una cuestión bastante amplia, así que identifica bien el problema, descríbelo y deja claro lo que hiciste para resolverlo.

  • Give us an example where you have identified a new approach to a problem.

Igual que la anterior, bastante amplia, identifica bien el problema, descríbelo y deja claro lo que TÚ hiciste para llegar a esa nueva estrategia para encararlo.

 3.-Comunicación

  • Give a particular  example of a situation when you had to explain something to your colleagues.

¿Una formación? ¿Una nueva herramienta que tú has desarrollado y tienes que explicar a tus compañeros? Muchas situaciones se prestan para este ejemplo, te recomendamos una donde la comunicación en sí misma, fuera pieza importante de la acción.

  • Give a particular example when you had to use a new communication approach.

Intentas transmitir una idea o una información sin éxito, cambias a otra estrategia para hacerlo llegar. Por ejemplo: usabas largos emails para informar sobre un proyecto, nadie lo leía, así que cambiaste a diagramas y esquemas con un software especial que te permitía dar la misma información y captar la atención de los receptores (esto es un ejemplo ficticio con fines ilustrativos).

 

4.-Team Work – Working with others.

  • Tell us about a situation in which your contribution was important for the objectives of your team or unit.

Imagina que trabajabas en un bufete de abogados, en un caso importante, tus conocimientos de derecho mercantil fueron clave para ganar el caso.

  • Give a particular example when you had a conflict with a colleague

A ver, la palabra “conflict” puede ser muy amplia, no significa llegar a las manos. Un desacuerdo sobre el uso de la impresora puede valer. Por supuesto, al  final todo se arregla y tu llevaste la iniciativa para solucionarlo, para algo es tu ejemplo.

5.-Learning & development

  • Tell us about a situation when you had to learn something from a colleague?

Aquí valen muchas cosas, por ejemplo, una nueva aplicación, una máquina o como dar charlas en público. Explica bien lo que tuviste que aprender, que fuiste tú el que se movió para conseguir el conocimiento, que seleccionaste al colega en base a tus necesidades de aprendizaje y que aprendiste un montón (¿a caso lo dudabas?).

  • Give us an example of a situation where you had a lack of capabilities/skills.

Esto va de indicar la situación, ser capaz de hacer autocrítica sobre tus carencias y después explicar qué hiciste para remediarlo. Se premia tu capacidad de iniciativa para arreglar problemáticas como esa. La situación de falta de habilidades es solo el comienzo de la historia.

6.-Résilience/Aguante.

  • Give us an example of a situation when it was difficult to work with a boss in particular?

Si tuviste un jefe difícil no te costará encontrar el ejemplo, si no lo tuviste, bueno, siempre puedes exagerar un poquito (sin mentir) y pase lo que pase, el resultado debe ser positivo, hubo entendimiento y el trabajo se desarrolló satisfactoriamente.

  • Give us an example when you had to achieve a complicate goal in short time

Seguro que más de una vez te dijeron eso de “esto lo quiero para ayer”, pues es un buen momento de sacarle partido y usarlo como ejemplo, PERO nada de responder que trabajaste horas extra (salvo que se acordase con tu superior y luego pudieras recuperarla), que la calidad del resultado se redujese u otros elementos que no sean cumplir fiel y eficazmente con la tarea asignada en tu jornada ordinaria de trabajo.

¿Cómo tengo que responder?¿Hay algún método?

Hemos visto lo que tiene que contener nuestra respuesta, pero debes asegurarte que queda redonda y en ella das toda la información que los evaluadores necesitan, para conseguirlo te proponemos que uses el STAR system.

Tranquilo que no tiene que ver con  Hollywood sino con un esquema de respuesta que verás a continuación.

star system

 

Como ves, la clave está en estructurar bien la respuesta, teniendo en cuenta en todo momento que tú eres el protagonista de la misma. En España/los hispanohablantes tienen tendencia a usar por (falsa) modestia “nosotros”, olvídate de ello. Si lo hiciste tú, ahí queda y será lo que tengas que explicar.

El STAR system se aplica a las respuestas como sigue:

star sytem

Lo mejor es poner las preguntas en una tabla con columnas verticales con la identificación STAR

  • La situación y la tarea: habrán de ser una explicación breve, pero con todos los datos necesarios, de las circunstancias del ejemplo y lo que se tenía que hacer.
  • La acción: lo que tú llevaste a cabo en ese escenario. La explicación ha de ser detallada y tan larga como creas conveniente para que quede bien clara la respuesta.
  • Resultados: la duración es variable, pero lo que no puedes dejar de indicar es el resultado de tus acciones, la lección aprendida o cualquier otro elemento que cierren de la mejor manera posible el ejemplo utilizado.

Hazlo así con todas las preguntas, te permitirá ver si están bien estructuradas, disponen de todos los datos y globalmente si son el mejor ejemplo que puedes dar para responder a alguna cuestión en particular.

 ¿Tenéis en YSE algún truco que ofrecerme?

En este ejercicio más que trucos, lo que puedes llevar es una buena práctica y los ejemplos para las preguntas bien preparados, con eso tendrás todos los ases dentro de tu manga para triunfar.

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De las fabulas de la Fontaine y Esopo pasamos a las fabulas de EPSO

Una pequeña fábula. Tus respuestas son eso, pequeñas fábulas o situaciones donde tú fuiste el protagonista y de las experiencias que en ellas narras, sacaste grandes lecciones. Esto implica que todo debe quedar muy claro: la trama, el problema, la solución y la moraleja/el resultado.

No te obsesiones con tener un ejemplo distinto para cada potencial pregunta, a veces necesitas jugar con las experiencias, combinarlas o repetirlas. Ten en cuenta que te harán solo de 3 a 5 preguntas por habilidad y la lista de preguntas es mucho  más amplia. Piensa que el conjunto de experiencias que usas de ejemplos es como un guardarropa, no todos los días llevas ropa distinta, sino que las mismas prendas las combinas distinto y parecen otro conjunto distinto.

También puedes  de la misma experiencia  sacar 2 lecciones / habilidad, así que es cuestión de saber orientar la respuesta para que parezcan dos ejemplos distintos.

Usar siempre la verdad. Mejor un ejemplo no muy allá real, que uno falso donde parezcas el primo de Superman. Si te pillan en una mentira,…ejem…apaga y vámonos.

Tómate tu tiempo para responder a las preguntas. No es cuestión de un largo silencio, pero si necesitas unos segundos, cógelos. Una buena respuesta es siempre mejor que una apresurada y mal estructurada.

¿Se acabó?

Bueno, hasta aquí nuestro post sobre la entrevista estructurada, pero aún nos quedan ideas y conocimientos para seguir hablando de esto y más cosas del examen. Si estás interesado te invitamos a que sigas leyendo el resto del blog o apuntarte al curso para el Assessment Center de EPSO en el que YSE colabora. Detalle e inscripciones aquí.

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