Nos ahorramos todos los chistes y vamos hablando del tema de la presentación oral en las pruebas del Assessment Centre, que está chupado…ejem…centrémonos.

¿Qué se valora?

 

 En la imagen puedes ver las 3 habilidades valoradas, en detalle la cosa queda.

Análisis y resolución de problemas.

• Gestionar mucha información: no es fácil digerir todo lo que os dan, cuando más muestres que has tenido tiempo para trabajar la información, mejor.
• Encontrar las ideas-datos clave: esto es especialmente importante si os piden que valoréis o listéis ideas/pro-contras/sugerencias de algún tipo entorno a una situación.
• Cumplir objetivos : Te piden, lo más probable, 3 objetivos (ver detalle abajo) como es lógico ¡SE RESPONDEN TODOS! Nada de dejar uno sin comentar.

Comunicación.

• Claridad y Sencillez: Si la idea quieres transmitir se entiende, vas por buen camino. Si después de una parrafada los evaluadores se quedan con cara de what?? Algo ha salido muy mal.
• Adaptado a la audiencia: Tus evaluadores ejercen el papel de jefes de unidad o jefes de algún tipo (por lo general) así que tenlo en cuenta (sin obsesionarse).
• Visual: Aquí la hoja grande juega un gran papel, no has de ser un artista pero nada de borrones o garabatos ilegibles.

Resilencia/aguante.

• Trabajar bajo presión : saber responder a las preguntas o lidiar con todos los documentos sin que tus resultados se vean afectados. Vamos, que cuanto más seas el Chuck Norris o el Steve Jobs de las presentaciones mejor.
• ¡Que no decaiga! En todo momento mantén el mismo ritmo y vitalidad, que no se vean altibajos
• Aguante ante los reveses/preguntas: si te hacen una pregunta difícil no te pongas a hacer pucheros, responde como se espera de un buen trabajador de la Comisión (¡yeah!) o recurre a alguno de los trucos que indicamos más adelante, pero todo ello de la forma más natural.

¿En qué consiste?

Se trata en una presentación de toda la vida. Te dan unos documentos (calcula entorno a 10 documentos distribuidos en unas 12-15 hojas) y 15 minutos para analizaros + 5 minutos para escribrir en un papel grande/flipchart que te sirva de apoyo en la presentación. No se requiere conocimientos previos* y trabajando con la documentación disponible, tienes que elaborar una serie de puntos, suelen ser 3 que te han indicado previamente, para  explicarlos en una presentación de 10 minutos seguida de 10 minutos minutos de preguntas (Los evaluadores pueden elevar la ceja pero no son Carlos Sobera y no tienes el comodín del público o del 50%, pero si “el de la llamada” 😉

*Si tu perfil no es el de AD generalista o auditor ¿hay alguna diferencia? Puede haberla. En algunos concursos, la presentación oral incluye una evaluación de los conocimientos del candidato (como  en el de Lawyer linguist) así que en vez de una documentación, te dan un tema sobre el que tienes que preparar un esquema, hablar 10 minutos y luego responder preguntas sobre el mismo o relacionadas con el conocimiento y experiencia demandados.

¿Dónde está la trampa?

En la última edición, el nivel de dificultad de los documentos creció bastante, a la par que el tiempo de análisis se redujo a 20 minutos más otros 5 para hacer el esquema, eso supone que tienes que organizarte muy bien y  tener claro que tienes que hacer (que te piden). Sin eso, la presentación nace coja desde el principio.

¿Qué hacer?¿Cómo?

Insistimos, ten claro lo que te piden. Si quieren que hables de 3 cosas, asegúrate  que hablarás de las 3. Valora su importancia.

Ejemplo: Te piden resumir un problema medioambiental, sugerir soluciones al problema y hablar de lo que pasa en un país X. En la documentación adjunta de diez  documentos, dos hablan del país X y el resto del problema y las soluciones. Basándonos en la repetición de los temas,  parece que los problema-soluciones tienen mucho más peso y el país X menos, a la hora de presentarlo. Entonces de 10 minutos,  podría sugerirse 3,5 minutos para problemas 3,5 minutos para soluciones, 2 para el país X y 1 minuto para apertura y cierre.

Una vez sentados en la mesa y con los documentos en la mano ¿cómo lo hacemos?

Durante los 20+5 minutos de análisis de documentación te sugerimos:

• Identificación de objetivos: (es la n vez que lo decimos, pero aún hay gente que se despista con esto) esto te lo dan antes de que comience el ejercicio y el tiempo a correr.
• Lectura ultrarapida (2m o 3m): identificando la información del documento y nivel de importancia del mismo (no es igual un report de la Comisión que los comentarios de un blog cualquiera).
• Lectura y apuntes (17 m): dobla el folio para apuntar por la mitad (luego te ampliamos esto). Toma todas las notas que puedas, no pienses que podrás volver sobre el documento.
• Escritura en la hoja grande: que se entienda y muy esquemático (aquí si puedes usar los “bullet points”). Ten presente que menos es más y 5 m se pasan muy muy rápido.

Ejemplo: en la imagen te proponemos 2 listados de conceptos que contribuyen al cambio climático. Recuerda que la hoja grande es solo un apoyo, así que la idea de la izquierda cumple su objetivo de hacer de guía-esquema, la de la derecha también pero al precio de ocupar mucho más y tener 25 palabras frente a las 6 de la otra columna.

En la presentación

• Naturalidad: Los evaluadores se presentarán según el escenario que les corresponda (soy fulano y represento a tu jefe de unidad, o al DG, soy mengana y soy la jefa de HR o la DG de otra unidad, etc…) tú respóndeles con calma y naturalidad ( indirectamente ya están valorando resilience).
• Breve introducción: Puedes empezar con una breve (no más de 1m) introducción de lo que vas a hablar o los puntos que te han pedido que comentes. Si ves que te va a faltar el tiempo  ve directamente al tema, simplemente avisando de lo que hablas: «primer punto – ideas sobre….»
• Formas: Vigila que tu expresión corporal sea la correcta, no te escondas detrás de la hoja, tiembles, mires al infinito, etc…
• Controla los tiempos: asegúrate que vas según lo planeado. Está permitido llevar un reloj (no smartwhatch).
• Cuando queden 2 minutos, los evaluadores te van a indicar “2 minutes”. Es un buen momento para acelerar si vas por detrás de lo esperado o saber que es momento de utilizar algún truco para no quedarte corto (ver a continuación).

Turno de preguntas

• Aplomo: es lo primero que tienes que mostrar, si hay algo que no dominas, no te preocupes, procura responder con naturalidad y frases elaboradas. Además, piensa que las preguntas no se las inventan los evaluadores, las llevan ya preparadas en una lista, así todas las preguntas son las mismas (o están sacadades de las mismas listas) para todos los candidatos.
• Respuestas claras: no des monosilabos por respuestas y procura que se ciñan a lo que te piden. Si de paso puedes hacer referencia a tu esquema/hoja queda mucho mejor.
• Aclaraciones: no tengas miedo a pedir una aclaración de una pregunta que no tengas clara PERO hazlo de forma correcta, educada y NO lo uses como estrategia para retardar la respuesta.
• Consulta tus notas: si tienes un papel con datos apuntados es por algo, puedes consultarlo, no es una chuleta que si te pilla el profe te machaca. Pero tampoco estés todo el rato con ella en la cara. Un “permitanme que verifique el dato en mis notas” te puede dar los segundos que necesitas para buscarlo.

¿Algún truco que podamos aportar en YSE?

 Ante la perspectiva de que estemos un poco nerviosos, vamos con algunas sugerencias claras y simples. No hay truco que valga, las hemos probado y funcionan:

• Dobla la maldita hojita. Tienes un folio para tomar notas,para hablar es mejor que sea pequeño, es decir esté doblado por la mitad, así te tapa menos, permitiendo explicarte mejor (que se te vea) y hará menos ruido si se mueve.
• Niñ@ estate quieto . Aunque no lo parezca , los nervios nos juegan malas pasadas y tendemos a movernos más de la cuenta. Cuando vayas a exponer, fíjate en donde tienes los pies (busca una referencia visual) y procura que no se muevan de ahí más allá de unos centímetros (no tienes que ser una estatua, pero tampoco hacer una demostración del baile de san vito)
• La hoja grande sirve. El famoso “flipchart” o “la hoja grande” te puede resultar muy útil , permite una referencia visual con la que hilar tu relato. Donde los examinadores puedan mirar, además de a ti (así te quitas presión).
• ¿Te sobra tiempo? Una manera de cuadrar los 10 minutos es haciendo un pequeño resumen de lo dicho al final, idealmente (1 minuto) después de que los evaluadores te avisen de que te quedan 2 minutos.
• El comodín de la llamada. Un clásico, si te hacen una pregunta por un dato del cual no tienes ni idea de por donde responderlos, puedes indicar con toda naturalidad que no dispones del dato/información pero que luego le enviarás un mail/llamada para indicárselo. ¡OJO! Esto cuela 1 vez, como mucho 2 (si lo haces con gracia) pero más…¡uff! sería sinónimo de no tener ni idea. Si es un concurso de especialistas, mejor no usarlo.

¿Cómo puedo mejorar?

Como candidato, en este ejercicio solo tiene una forma de mejorar: ¡PRACTICANDO! Si en tu vida profesional o académica has tenido la oportunidad de trabajar en muchas presentaciones, notarás que eso te ayuda, si no es el caso, ya te estás poniendo delante del espejo o de los amigos a dar la chapa y para ello te proponemos unas actividades que harán que te vayas familiarizando con estos mecanismos de presentación oral  (avisamos, los documentos están en inglés y la presentación deberás prepararla en la misma lengua) aquí tienes los ejemplos oficiales de EPSO y un ejercicio propio de YSE

Actividad 1 – Los ejemplos propuestos por EPSO  están bastante bien (sino no te los pondríamos) PERO no los hagas en 30 minutos, hazlos en 25 (marcan tiempo de más porque son documentos previos a la modificación de la prueba)

Perfil especialista—en este caso  el tema está más orientado a economía pero bien vale.

Perfil generalistas– un clásico donde los haya.

Actividad 2 (difícil) – Descargate el ejemplo YSE para presentación oral y con él prepara una presentación de 10 minutos, que indique :

• Los hitos históricos en la política de ayuda al desarrollo de la Unión Europea
• Programas de ayuda : elementos principales del Fondo Europeo de Desarrollo
• Indica los principales acciones de la UE en Camboya el ámbito de la nutrición

 

Hasta aquí nuestro post sobre la presentación oral, pero aún nos queda saliva y mejores ejemplos por si estás interesado de este y las otras partes del examen. Te invitamos a que sigas leyendo el resto del blog o apuntarte a alguno de las sesiones y curso para el Assessment Center de EPSO que organizacmos. Detalle e inscripciones aquí.

Puedes seguir leyendo sobre :

• La entrevista estructurada.
• La dinámica de grupo.
• El caso práctico.
• El Assessment Centre – guía de supervivencia.